Zwölf Module, ein System: von der ersten Anfrage über faktensichere Verkaufstexte bis zum protokollierten Exposé-Versand. Jeder Block zeigt Funktionsweise, Datenquellen und einen Praxisfall.
Aus jeder Anfrage ein Vertriebsereignis – automatisch und ohne Dublette.
Eingehende Mails und Portal-Anfragen werden analysiert, auf Dubletten geprüft und als Lead mit Objektbezug angelegt. Anfragen über eine Story-Page werden automatisch zu Interessent, Deal und Maklerbuch-Eintrag. Telesales sieht eine priorisierte Tagesliste, Makler erhalten die Vorbereitung für den Anruf.
Ein Interessent fordert über die Story-Page ein Exposé an: Kontakt wird erkannt, Deal angelegt, Exposé je nach Objekt-Einstellung automatisch oder nach manueller Freigabe versandt – alles im Maklerbuch nachvollziehbar.
360-Grad-Sicht auf Eigentümer, Käufer und Multiplikatoren – mit Beratungsebene je Objekt.
Jede Interaktion (Anruf, Mail, Termin, Exposé-Abruf, Deal-Wechsel) landet am Kontakt und hebt die Beratungsebene am Ereignis – nicht beim bloßen Ansehen. Vor einem wichtigen Gespräch zeigt der Coaching-Drawer Strategie, Einwände und Gesprächsleitfaden.
Der Makler öffnet vor dem Rückruf den Kontakt und sieht: Exposé am Dienstag geöffnet, PDF heruntergeladen, zwei Einwände zur Lage dokumentiert – das Gespräch startet vorbereitet.
Vertrieb steuerbar machen – Phase für Phase, bis zur Beurkundung.
Jede Pipeline besteht aus konfigurierbaren Stages. Viona bewertet Aktivitätsfrequenz, Stage-Tiefe und Verlustgründe und zeigt, wo Handlungsbedarf besteht. Verlorene Deals werden nach Verlustgrund auf Reaktivierbarkeit geprüft; Notar-Vorgänge holen Bestätigungen beider Parteien ein.
Die Geschäftsführung sieht im Cockpit ruhende Deals in der Notarphase – ein Klick öffnet die Liste mit Reaktivierungs-Begründung und nächster Aktion.
Tagesaktionen, Wochenziele und Nachweis je Zahl – in einem Bild.
Das Cockpit aggregiert Anrufe, Termine, Aufgaben und Deals zu rollenspezifischen Scores. Telefonate zählen nur nach einer zentralen Regel (erreicht, Gesprächsrolle, kein Doppelzähler aus Aufgaben-Logs). Wer eine Zahl anzweifelt, öffnet den Nachweis-Dialog und sieht die Einzelereignisse.
Vertriebsleitung prüft morgens: Wochenziel 40 Eigentümer-Kontakte, IST 26 – ein Klick zeigt die 26 Telefonate mit Datum, Kontakt und Erfasser.
Online-Buchung per Link – direkt im CRM, mit Erinnerung und Ergebnis.
Buchungslinks sind direkt mit dem Kontakt im CRM verknüpft. Erinnerungen gehen automatisch raus, das Ergebnis wird zur Aktivität im Deal, Termine ohne Ergebnis bleiben sichtbar zur Nachbearbeitung.
Ein Eigentümer bucht über den Link einen Bewertungstermin – der Makler erhält die Mail, der Termin erscheint im Deal, die Erinnerung geht automatisch heraus.
Postfach, Triage und Regeln direkt im CRM – jede Mail am richtigen Kontakt.
Eingehende Mails werden indexiert, gegen Regeln geprüft und Kontakt, Objekt und Deal zugeordnet. Antwortvorschläge kommen aus dem Kontext des Vorgangs; nichts geht autonom raus. Gesendete Mails werden im Verlauf protokolliert – auch bei Umlauten und mehreren Empfängern korrekt adressiert.
Eine Käuferanfrage trifft ein: Viona ordnet sie dem Objekt zu, schlägt eine Antwort mit Terminoptionen vor – der Makler liest, gibt frei, die Mail ist raus und im Verlauf dokumentiert.
Verkaufstexte aus geprüften Fakten – Portal, PDF-Exposé und Story-Page aus einem Kern.
Erst wird die Datenbasis geprüft, dann analysiert Viona den Kern und stellt offene Fragen. Nach Ihrer Freigabe und bestätigter Strategie schreibt die KI als Immobilienwerbetexter – ausschließlich aus dem Kern. Ein deterministischer Scanner blockiert Meta-Sprache und unbelegte Aussagen; Ihre Entscheidungen zu Befunden bleiben gültig. Energieausweis-Angaben folgen dem GEG inklusive Ausnahmegründen; Adressen bleiben ohne Freigabe geschützt.
Aus einem freigegebenen Kern entstehen Portal-Titel, Objekt-, Ausstattungs- und Lagetext, ein PDF-Master-Exposé und eine Story-Page – alle mit denselben Fakten, in Kundensprache, ohne Nachbearbeitung.
Klare Trennung: To-do, Verlauf und Notiz – ohne Doppelpflege.
Beim Erledigen einer Aufgabe entsteht im verknüpften Deal automatisch ein Aktivitätseintrag. Aufgaben-Erledigungen zählen dabei nicht als Kunden-Telefonat – die KPI bleibt sauber. Boards lassen sich aus System- oder Firmenvorlagen anlegen.
Telesales legt „Rückruf Frau Schmidt“ als Aufgabe an. Nach Erledigung steht im Deal die Aktivität – gezählt wird das Telefonat erst, wenn es mit Ergebnis erfasst ist.
Listentelefonie mit Direktwahl, Briefing und sauberer Zählung.
Jedes Telefonat wird mit Erreicht-Status, Gesprächsrolle (Eigentümer/Kunde) und Erfasser gespeichert. Nur so erfasste Gespräche zählen in der Wochensteuerung; Probeanrufe und Anrufe ohne Kontext bleiben außen vor.
Telesales-Start am Morgen: Liste mit Briefing je Kontakt, tel:-Button, sofortige Ergebniseingabe – die Wochensteuerung aktualisiert sich mit jedem erfassten Gespräch.
Auswertungen mit Herkunft jeder Zahl – statt Excel am Wochenende.
Alle Auswertungen greifen auf dieselben Ereignisse wie das Cockpit zu – eine Zahl hat überall dieselbe Definition. Der KI-Report beantwortet Fragen wie „Wo bricht die Conversion?“ mit Zahlen, Ursache und Empfehlung.
Die GF fragt „Wochenreview Vertrieb“ und erhält Funnel-Tabelle, Top-Performer und konkrete Engpässe mit Maßnahmen – jede Zahl per Klick nachvollziehbar.
Eine Assistentin, die aus Fakten arbeitet und Ihre Entscheidungen respektiert.
Viona arbeitet zweistufig: deterministische Regeln (Sprach-Scanner, Slot-Verträge, Maßnahmenstatus, Kernbindung) prüfen jede Ausgabe; das Sprachmodell formuliert nur innerhalb dieser Grenzen. Langlaufende Generierungen laufen im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige. Ausfälle eines Anbieters werden über ein Gateway abgefangen.
Viona hilft beim Texten, Antworten, Anrufen und Reporting – und der Nutzer sieht bei jeder Ausgabe, auf welchen freigegebenen Fakten sie beruht.
Nachweis statt Vertrauen – jeder relevante Vorgang protokolliert.
Jede Mail, jeder Exposé-Abruf, jede Anfrage-Zuordnung und jede Freigabe erzeugt einen Maklerbuch-Eintrag. Der Portal-Export prüft unmittelbar vor dem Senden, dass genau der freigegebene Textstand übertragen wird. Adressen und Koordinaten bleiben auf öffentlichen Seiten geschützt, bis sie freigegeben sind.
Bei einer Rückfrage zum Exposé-Versand zeigt das Maklerbuch in Sekunden: wann versandt, durch wen oder welche Automatik, ob die Mail angenommen wurde und wann der Interessent geöffnet hat.
14 Tage kostenlos testen – operativer Kern inklusive, kein Zahlungsmittel erforderlich.
Schneller Zugriff vom Home-Bildschirm – inkl. Benachrichtigungen.